Dicas para analisar e escolher sistemas para a empresa
O melhor sistema de gestão será aquele que mais alinhado estiver às necessidades de sua empresa, aquele que for flexível e ágil pra se adaptar a um contexto de mudança, que consiga compreender os fundamentos do seu negócio e, ao mesmo tempo, disponha de domínio tecnológico pra transformar problemas reais em praticas soluções de software, conte ainda com boa usabilidade, seja intuitivo, atrativo aos usuários, agregue valor aos resultados, trazendo eficiência e permitindo abstrair as atividades burocráticas, que dificultam a rotina da empresa, são necessárias, contudo, podem ser automatizadas e podem deixar as pessoas concentrarem sua energia nas coisas que são mais importantes.
O primeiro passo a ser dado para implantação de um novo software para gestão, bem como para a substituição de uma solução já em uso por uma melhor alternativa, consiste num primeiro momento em uma auto-avaliação. Isto significa que antes de partir para conhecer quais são as funções ou processos dos sistemas que você identificou no mercado, primeiro entenda bem quais são as áreas de sua empresa que serão tratadas e quais são os pontos críticos que elas apresentam. Organize uma lista básica de tópicos contendo os problemas para cada área que pretender automatizar. Conhecer e entender as reais necessidades do seu negócio vão lhe ajudar a encontrar um sistema mais afinado com o que você precisa e reduzir as chances de um prejuízo por uma escolha mal planejada.
Defina as áreas de abrangência e conte com as pessoas responsáveis que vão participar do processo de implantação, em seguida, avalie o contexto de trabalho e como ele está sendo realizado, avalie as formas de controle utilizadas, os registros que são mantidos, se ficam em planilhas, em sistemas, considere a forma e o local de armazenamento e disponibilidade destes dados aos interessados, se ficam em ambiente local ou em nuvem, sobretudo se existe a necessidade de interação em fluxo de etapas para realização de todas as atividades relevantes ao negócio. Considere ainda os custos envolvidos, o tempo e o trabalho dispensados para alcance dos resultados esperados, avalie se ocorrem situações de retrabalho ou de trabalhos manuais repetitivos, que podem ser automatizados, permitindo minimizar ou eliminar situações de erros ou ausência de padrões. Ao entender, claramente, esse contexto numa visão global, crie a lista dos tópicos para cada área, para que, num segundo momento, estes itens possam ser confrontados com as funcionalidades apresentadas pela solução a ser contratada.
Isso irá ajudar e muito não somente a você, mas também ao fornecedor da solução a entenderem mais precisamente se faz sentido ou não levarem a ideia a diante.
Isso irá ajudar e muito não somente a você, mas também ao fornecedor da solução a entenderem mais precisamente se faz sentido ou não levarem a ideia a diante.
Agora que já conhece bem os problemas que serão abordados, um ponto muito importante e definir uma classificação de prioridades. Normalmente, esse tipo de estudo preliminar traz de forma simultânea todo o tipo de problema, melhor focar nas questões gerais, em vez de se prender às situações pontuais e aos detalhes, para evitar perder tempo e não complicar o entendimento, melhor deixar para tratar das questões específicas em conjunto com o desenvolvedor numa segunda fase de mais aprofundamento. Então, crie a lista de forma ordenada em tópicos de forma simples e objetiva de tudo que for observado classificando pelo nível de prioridade.
Sabemos que não existe uma fórmula para gerenciar o seu negócio, você pode escolher aquilo que faz mais sentido para você, já falamos isso antes aqui, mas não custa reforçar. Antes do modelo de computação em nuvem, as empresas usavam servidores locais, rede interna e, assim, realizavam suas operações. Após a era dos smartphones, podemos nos arriscar a dizer que deixar de ir para a nuvem, no mínimo, gera uma perda bem grande de competitvidade, além disso, muitos serviços migraram e são indispensáveis, de alguma maneira, portanto, os negócios precisam interagir com as novas tecnologias oi ficaram numa condição de obsolescência. Em resumo, como cabe ao empreendedor entender o seu cenário e decidir um modelo para sua gestão, considerando que ele tenha a liberdade para isso, vamos escolher avaliar aqui sob dois aspectos, o interno, onde ele mesmo pode ter o seu departamento de TI e construir suas soluções, ou, o externo, que consiste em contar com desenvolvedores com a experiência e conhecimento justos ao seu segmento e às suas necessidades.
O mais comum é o uso de planilhas que geram os controles de cada atividade, para um cenário que não tenha tanta complexidade e a interação dos dados seja algo tranquilo de se fazer, isso não e um problema e esta pode ser uma boa solução, pois a empresa estrutura bem os seus processos, além de não ter um custo de contratar e manter um sistema. Ou, então, pode ter sistema apenas em processos estritamente necessários, como, por exemplo, para fazer a emissão de notas fiscais.
Uma desvantagem é que as informações podem não estar integradas e, assim, gerem retrabalhos ou fiquem sujeitas a inconsistências, mas se o negócios não gera tanto volume e dá pra seguir manual, tudo bem.
Uma desvantagem é que as informações podem não estar integradas e, assim, gerem retrabalhos ou fiquem sujeitas a inconsistências, mas se o negócios não gera tanto volume e dá pra seguir manual, tudo bem.
No entanto, se o pensamento e crescer, gerar escala, as coisas precisam ter padronização, processos e metodologia. Se houver um caminho para se ter sucesso, muito possivelmente ele passa por estas questões. A organização de um modelo para operar e gerenciar o negócio, contando com o apoio de gente qualificada e engajada cria o modelo ideal para que a empresa tenha o melhor cenário para uso eficiente de um sistema. As opções de escolha são variadas, o mercado e bem heterogêneo, passando por empresas gigantes, médias ou pequenas, oferecendo soluções de todas formas sob condições também diversas de contratação.
Mais uma vez a auto-avaliação volta a contribuir aqui, pois o conhecimento das necessidades ajuda a identificar e selecionar fornecedores mais adequados. Como pontos fundamentais a serem considerados, podemos destacar, o nível de experiência com projetos anteriores, a flexibilidade de adaptação às mudanças, bem como a competência técnica no atendimento e na resolução de problemas e, ao final, porém não menos importante, o alinhamento de funcionalidades com os requisitos estudados na auto-avaliação. Custo e um fator limitante, todos sabem, no entanto, dentro das possibilidades, deve-se ter em conta o valor que poderá ser agregado ao negócio com a implantação e uso da solução, visualizando os benefícios potenciais e os resultados que poderão ser alcançados num patamar mais elevado, somente possível, com a a utilização do sistema.
Mais uma vez a auto-avaliação volta a contribuir aqui, pois o conhecimento das necessidades ajuda a identificar e selecionar fornecedores mais adequados. Como pontos fundamentais a serem considerados, podemos destacar, o nível de experiência com projetos anteriores, a flexibilidade de adaptação às mudanças, bem como a competência técnica no atendimento e na resolução de problemas e, ao final, porém não menos importante, o alinhamento de funcionalidades com os requisitos estudados na auto-avaliação. Custo e um fator limitante, todos sabem, no entanto, dentro das possibilidades, deve-se ter em conta o valor que poderá ser agregado ao negócio com a implantação e uso da solução, visualizando os benefícios potenciais e os resultados que poderão ser alcançados num patamar mais elevado, somente possível, com a a utilização do sistema.
Como vimos antes a auto-avaliação do seu negócio é a uma etapa essencial, use as informações disponíveis para direcionar. Identifique empresas ofertantes, tenha uma conversa preliminar de entendimento, em seguida solicite uma demonstração do sistema, envolva as pessoa que farão uso, veja se os principais problemas serão atendidos da forma adequada.